Termos de uso do Prontuário Zoé
Última atualização: 5 de agosto de 2026
O Prontuário Zoé é o prontuário eletrônico usado nas expedições de saúde da Associação de Apoio à Saúde de Populações Remotas — ONG Zoé (CNPJ 43.982.556/0001-33, São Paulo/SP). Este texto explica o que esperamos de você ao usar o sistema e o que fazemos com os seus dados.
Ele é escrito para quem trabalha com a gente: profissionais de saúde voluntários, recepção, triagem e administração. Leia com calma. Ao usar o sistema, você aceita estas regras.
O que é o sistema e quem pode usar
O Prontuário Zoé guarda o registro clínico dos pacientes atendidos nas expedições: cadastro, sinais vitais, fichas de atendimento, exames, prescrições e encaminhamentos. É o documento de saúde dessas pessoas e a base do que a ONG precisa informar ao SUS.
O acesso é só para quem tem uma conta pessoal criada pela administração da ONG. Não há autocadastro. Cada conta recebe um papel, e o papel define o que você vê:
- Recepção — cadastra e organiza a chegada dos pacientes, sem acesso ao conteúdo clínico.
- Triagem — afere sinais vitais e encaminha o paciente para a fila certa.
- Profissional de saúde — atende e registra o cuidado, dentro da sua área.
- Administração — cuida de usuários, expedições, catálogos e relatórios.
Aceitar estes termos é condição para usar o sistema.
Sua conta e sua senha
Sua conta é pessoal e intransferível. Ela identifica você em tudo o que é registrado no prontuário.
- Nunca compartilhe sua senha, nem com colegas, nem com a coordenação. Ninguém da ONG vai pedir sua senha.
- Não use a conta de outra pessoa, mesmo com a permissão dela, e mesmo que pareça mais rápido no meio do atendimento.
- Escolha uma senha longa e que você não use em outros sites. Uma frase que só você lembra funciona melhor do que uma palavra curta com símbolos.
- Se desconfiar que alguém entrou na sua conta, ou que sua senha vazou, avise a ONG em contato@ongzoe.org assim que puder.
O que esperamos de você
O sistema é aberto para o trabalho, não para a curiosidade. Algumas obrigações valem para todos:
- Acesse apenas o que o seu trabalho exige. Se você não está cuidando daquele paciente, não abra o prontuário dele. Vale também para conhecidos, familiares e para o seu próprio caso.
- Registre informação verdadeira e completa. O que você escreve é documento de saúde e vira estatística oficial da expedição. Não invente, não preencha por cima e não deixe pela metade o que foi feito.
- Guarde sigilo. Você continua sujeito ao sigilo profissional da sua categoria (CFM, COFEN, CFP e afins) e à confidencialidade assumida com a ONG — inclusive depois de deixar a organização.
- Saia da conta ao terminar. Em expedição, tablets e computadores são usados por mais de uma pessoa. Ao encerrar seu turno, ou ao passar o aparelho para outro voluntário, faça logout. Quem esquece deixa o prontuário aberto no nome dele.
- Cuide do aparelho. Mantenha bloqueio de tela e não deixe a tela do prontuário visível para pacientes ou acompanhantes.
O que não é permitido
- Extrair, copiar, imprimir sem necessidade, fotografar ou filmar dados de pacientes para fora do sistema — inclusive por WhatsApp, e-mail pessoal, planilhas próprias, nuvem particular ou anotações que saem da expedição.
- Usar as informações para qualquer finalidade que não seja o cuidado do paciente e as obrigações legais da ONG. Pesquisa, publicação, ensino, divulgação e captação exigem autorização prévia e tratamento adequado dos dados.
- Tentar contornar as regras de acesso do sistema, ou obter dados além do que o seu papel permite.
- Publicar imagens ou histórias de pacientes em redes sociais, mesmo sem o nome. Em comunidades pequenas, um detalhe identifica a pessoa.
Se você precisa de algo que o sistema não permite, fale com a coordenação. Há quase sempre um caminho correto — e ele não passa por burlar o prontuário.
Tudo o que você faz fica registrado
O sistema mantém uma trilha de auditoria de todas as ações, inclusive das leituras: quem abriu qual prontuário, quando, e o que alterou. Esses registros podem ser revisados pela ONG.
Isso não é vigilância do seu trabalho. É a garantia que devemos aos pacientes de que os dados deles só foram vistos por quem precisava vê-los — e é exigência da legislação de proteção de dados. Trabalhando dentro das regras acima, a auditoria protege você também.
Os dados dos pacientes
O prontuário contém dados pessoais sensíveis. A ONG Zoé os trata para a tutela da saúdedos pacientes, conforme o art. 11, II, "f", da LGPD (Lei 13.709/2018), por profissionais de saúde e sob sigilo.
Os dados clínicos dos pacientes ficam armazenados no Brasil. Não são vendidos, e não são compartilhados para outros fins além do cuidado e das obrigações legais da ONG.
Seus dados como membro da equipe
Para dar acesso ao sistema, organizar as expedições e cumprir as regras dos conselhos profissionais e do SUS, a ONG Zoé trata os seguintes dados seus:
- nome, CPF e e-mail;
- registro profissional (CRM, COREN, CRP e equivalentes);
- CBO e especialidade;
- vínculo com as expedições em que você atua;
- registros de uso do sistema — a trilha de auditoria descrita acima.
Parte dos dados administrativos da equipe é gerida em ferramentas hospedadas nos Estados Unidos: o Airtable, no cadastro de voluntários, e o Resend, no envio dos e-mails do sistema. Isso configura transferência internacional de dados, feita com as salvaguardas contratuais oferecidas por esses fornecedores. Repetindo, porque a distinção importa: os dados clínicos dos pacientes ficam no Brasil.
Você pode pedir acesso, correção ou informação sobre o uso dos seus dados, e tirar qualquer dúvida sobre privacidade, escrevendo para contato@ongzoe.org — o canal do Encarregado de Proteção de Dados da ONG Zoé. Alguns registros, como a trilha de auditoria e o que já foi informado ao SUS, precisam ser mantidos por obrigação legal.
Suspensão e encerramento do acesso
A ONG pode suspender ou encerrar seu acesso a qualquer momento, sem aviso prévio — em especial quando termina sua participação nas expedições, ou quando há indício de violação destes termos.
O fim do acesso não encerra o seu dever de sigilo: ele continua valendo depois. Registros que você fez permanecem no prontuário, como manda a legislação de saúde.
Disponibilidade do sistema
O sistema é oferecido como está, com esforço razoável para que funcione bem no campo. Expedições acontecem onde a internet é instável ou inexistente, e pode haver lentidão, indisponibilidade e interrupções para manutenção.
Por isso, mantenha sempre um plano B clínico: o atendimento não pode parar porque a tela não carregou. Se algo falhar, registre no papel e avise a coordenação para que a informação entre no sistema depois.
Mudanças nestes termos
Podemos atualizar este texto conforme o sistema e as obrigações da ONG evoluem. A versão vigente é sempre a publicada nesta página, com a data de atualização no topo. Mudanças relevantes são comunicadas à equipe.
Lei aplicável e foro
Estes termos são regidos pela lei brasileira, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018). Fica eleito o foro da comarca de São Paulo/SP para resolver qualquer questão decorrente deles.
Dúvidas, pedidos e avisos de problema: contato@ongzoe.org.